Participei de inúmeras reuniões durante minha carreira profissional e essas tiveram muitas fases distintas, desde o uso dos “flip charts”, passando pelas transparências e retroprojetores até o Power Point, projetor e tela, com um avanço significativo em produtividade.
Tanto no Brasil como no exterior, sempre focava na pontualidade das pessoas, no início das reuniões, na qualidade das apresentações e dos equipamentos utilizados, no conteúdo e nos resultados obtidos.
Os atrasos, nem sempre causado pelas pessoas, mas também por falhas nos equipamentos e conexões, geravam e geram até hoje, um prejuízo “imperceptível”.
Em função ausência de percepção das Organizações, resolvi escrever este texto para mostrar em alguns números o prejuízo que ocorre devido aos atrasos.

Organizar reuniões requer alguns cuidados: lista de convidados, enviar convites, reservar a sala apropriada, acomodações e facilidades, verificação equipamentos e materiais, imprescindíveis para o bom sucesso das reuniões.

Nos dias de hoje, as reuniões ocorrem com o uso de laptops, projetores e telões, com um ou mais televisores, para que todos os presentes possam visualizar de forma confortável, clara, para o melhor entendimento e atingimento dos objetivos e metas de cada reunião.

Também os smartphones já estão sendo usados por empresas, o que mostra que a evolução do uso de equipamentos está em constante atualização.

Na maior parte das vezes, minutos preciosos são perdidos em seus inícios, para ligar o TV1, TV2, telão, ar condicionado na temperatura adequada, projetor, sistema de som, cortinas, persianas e adequar a iluminação, por motivos como:

• Pela demora para ligar e ajustar os equipamentos,
• Cabos de HDMI ou USB indisponíveis (danificados, “sumiram” da sala etc.)
• Cabos extras indisponíveis,
• Laptops incompatíveis com as conexões disponíveis da sala,
• Controles remotos ausentes ou sem bateria,
• Dificuldades na conexão de laptops à sala,
• Etc.

Nem sempre o suporte responsável por acertar os cabos, conexões e equipamentos consegue atender às demandas com a devida antecedência às reuniões e, em sua maioria, são profissionais terceirizados.

Você consegue imaginar quanto custa para uma Empresa um atraso de 10 minutinhos para iniciar uma reunião, com a presença de diretores, gerentes, funcionários e visitantes?

Num exemplo rápido de 1 reunião, temos:
• Participantes: 10 pessoas em nível de gerência ou diretoria;
• Salário médio mensal (com encargos, férias, bônus, etc.): de R$ 35.000,00/mês.

Em 10 minutinhos e em apenas 1 reunião, há um prejuízo “imperceptível” aproximado de R$ 332,00 que serão custeados pela Empresa, além do desgaste gerado aos participantes.

Supondo que existam 4 reuniões por dia, na mesma sala, teremos:
• Por semana: R$ 6.640,00;
• Por mês: R$ 26.560,00;
• Por ano: R$ 318.720,00;

Se houver mais salas de reuniões, com mais participantes, estes custos “ocultos” superam os R$ 1.000.000,00 anuais.

Estão desconsiderados os custos das lâmpadas, ar condicionado e equipamentos deixados ligados com a sala vazia e do suporte terceirizado para ajustar as salas antes de seu início.

Uma Sala de Reuniões deve estar sempre preparada para atender ao seu objetivo: funcionar perfeitamente, sem problemas ou atrasos, desde o início de cada reunião, para apresentar o conteúdo aos participantes, de forma rápida, trazendo uma boa imagem aos visitantes e colaborando em importantes negociações.

Sistemas sem fio e WiFi estão cada vez mais presentes nas Salas de Reuniões Inteligentes, com o uso da Automação e equipamentos adequados, tornando as reuniões mais eficientes e considerável economia em curto prazo.

Com um tablet ou smartphone é possível comandar operações com apenas uma tecla, sem precisar pegar diversos controles remotos, desconectar cabos ou mesmo encontrar controles remotos, tudo de forma intuitiva e extremamente simples de ser operado, podendo ser customizado para cada empresa.

Com a Automação para Sala de Reuniões inteligentes, usando o WiFi, sem fio, a quebra ou falha de cabos e conexões é evitada, permitindo rapidez na conexão dos laptops, na integração entre o TV1, TV2 e Telão com alta facilidade e rapidez na troca informações entre os diferentes laptops presentes, de forma segura e eficiente.

Essa solução deixa de ser um item de supérfluo, mas sim um investimento que traz, agilidade, modernidade, tranquilidade e, como vimos, economia de tempo e dos custos “imperceptíveis”, e rápido payback para a empresa.

Automação para Salas de Reuniões Inteligentes: eficientes e preparadas para o futuro!